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18.03.2019
Sind Verbandbücher nach der DSGVO noch zulässig?

Wo gehobelt wird, da fallen Späne und im schlimmsten Fall verletzt sich ein Mitarbeiter dabei. Diese Verletzungen bzw. die daraus resultierenden Erste-Hilfe-Leistungen sind nach § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 zu dokumentieren. In den meisten Betrieben findet sich deshalb in der Nähe des Erste-Hilfe-Kastens ein so genanntes Verbandbuch. Dort sollen alle im Betrieb durchgeführten Erste-Hilfe-Maßnahmen unter Angabe des Namens, der Verletzung und weiterer Informationen erfasst werden ‑ von Pflaster kleben bis zur Reanimation. Dabei handelt es sich um Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO und damit um sensible Daten, die streng vertraulich behandelt werden müssen.

Das weithin bekannte Verbandbuch ist so ausgestaltet, dass die Angaben zu den jeweiligen Erste-Hilfe-Maßnahme zeilenweise untereinandergeschrieben werden. Bei Benutzung des Verbandbuchs und auch bei einer anlasslosen Einsichtnahme, sind die vorherigen Eintragungen zu sehen, die teilweise schon Jahre zurück liegen. Von streng vertraulicher Behandlung der Gesundheitsdaten kann insofern keine Rede sein. Ein herkömmliches Verbandbuch, das womöglich auch noch für jeden zugänglich im Verbandkasten gelagert wird, sollte deshalb nicht mehr benutzt werden.

Meldeblock statt Verbandbuch

Wie aber kommt man der Dokumentationspflicht nach? Die DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) hat anstelle des Verbandbuchs einen Meldeblock entwickelt, dessen Seiten einzeln abgetrennt werden können. Der unausgefüllte Block kann im Verbandkasten oder in dessen Nähe aufbewahrt werden. Wer die Dokumentation vornimmt, also die Seiten ausfüllt, ist nicht vorgeschrieben. Dies kann durch die Person erfolgen, die die Erste-Hilfe-Maßnahme durchführt, ggf. auch vom Betroffenen selbst. Anschließend sollte der ausgefüllte Meldezettel zugriffsgeschützt aufbewahrt werden.

Wer auf den Meldezettel Zugriff hat, sollte genau festgelegt werden. Zu denken ist hier an eine Verwaltung durch die Personalabteilung oder den betrieblichen Ersthelfer. Die ausgefüllten Seiten sollten der zuständigen Person ausgehändigt werden oder in einen dafür bestimmten Briefkasten geworfen werden und anschließend in einen gesonderten Ordner oder in eine Akte eingefügt werden, in der die Dokumentation aller Erste-Hilfe-Leistungen gesammelt wird. Für diese besteht jeweils eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Nach Ablauf dieser Frist muss die Dokumentation zerstört werden. Durch die Dokumentation auf einzelnen Seiten ist dies nun auch für jeden Einzelfall möglich.

Der Meldeblock kann hier bestellt werden: https://publikationen.dguv.de/dguv/udt_dguv_main.aspx?FDOCUID=25842

Alternativ können die einzelnen Seiten auch nach Bedarf ausgedruckt werden: https://www.dguv.de/medien/fb-erstehilfe/de/pdf/dokumentation.pdf

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